Ha lenne bármilyen kérdésed, nyugodtan lép velünk kapcsolatba!
Az listát úgy állítottuk össze, hogy egy fizikai esemény fontos területeinek ellenőrzését segíti.
Ez alapján meg tudod alkotni már a saját listátad is, legyen szó esetleg online vagy hibrid eseményről.
A korábban leszervezett dolgok tételes csekkolása még egyszer a rendezvényt megelőzően, nagyon fontos és hasznos lépés.
Legyen szó a helyszínről, az engedélyekről, ütemezésről, forgatókönyvről. Ide tartozik az is, hogy bizony a belső és külső partnereket még egyszer végig kell telefonálni, hogy biztosan mindenki megkapta az információkat és tudja, hogy mi lesz a dolga az esemény előtt, alatt és utána is.
Tapasztalataink alapján itt még szinte mindent el lehet intézni, ha valami hiba csúszott volna a gépezetbe.
A helyszíntől függetlenül nagyon fontos, hogy a regisztráció avagy az eseményre való bejutás minél zökkenőmentesen menjen. Ezért ennek a lépésnek a fontosságát semmiképpen se becsüld alá. Ha kell teszteljétek le az egész folyamatot , valamint a használt rendszereket, alkalmazásokat is.
Nézzétek át, hogy mindenkinek megvan a regisztrációja, a badge-e.
Készüljetek a váratlan helyzetekre is. :)
A legtöbb helyszín nem úgy van berendezve, ahogy éppen a Te rendezvényednek megfelelő vagy ahogy elképzelted. Így mindenképpen érdemes többször beszélni a helyszín által delegált kollégával. Még egyszer átbeszélni mi az amit a helyszín biztosít, mi az amit Ti magatok. Fontos a dátumokat tisztázni még egyszer, amely nem csak az eseményre vonatkozik, hanem az esemény előtti és utáni napokra is.
(Ne felejtsd el, hogy nem csak a rendezvényre kell lefoglalni a helyszínt, hanem a be és elpakolásra is kell időt szánni.)
Fontos, hogy támogatóid marketinganyagai időben elkészüljenek és oda is kerüljenek a helyszínre. A helyszínen mindig nézd meg, hogy az ő standjaik rendben vannak-e és hogy minden előre egyeztetett dolog igény szerint a rendelkezésre áll-e.
Sokszor írtunk már arról, hogy mennyire fontos, hogy a marketing és kommunikáció rendben legyen. Hiszen hiába szervezed meg a legjobb eseményt a világon, ha senki nem tud róla. Mindig ellenőrizd az esemény előtt a látogatók számát. Elmondható, hogy manapság (2022.szeptember) az a trend, hogy az emberek jellemzően az eseményt megelőző napokban, sőt akár órákban döntik el, hogy részt vesznek-e az adott eseményen. Így mindenképpen erősíts rá a kampányodra az utolsó napokban!
Tarts kapcsolatot a már regisztrált, jelentkezett vendégeiddel. Lásd el őket a megfelelő információval: mikor, hol kell lenniük, hogy fognak odajutni, mit fognak ott enni és mennyi ideig tart stb. Természetesen az eseményt követően se hagyd őket magukra, fontos az esemény és brand szempontjából is.
Használj e-mail marketing szoftverek, a folyamatos kapcsolattartás valamint az adatbázisépítés szempontjából. A Mailchimp-et tudod használni a TicketNinja rendszerével is. Ha érdekel, hogyan keress minket bátran. :)
Rendkívül fontos az esemény témájának megválasztása, hiszen a márkához kell igazodnia a cég színeivel, a megfelelő üzenetet kell küldenie, mert a végső soron ez kelti majd életre az eseményedet. Érdemes ellenőrizni az összes technikai szempontot, például az egyéni CSS-t, valamint a bannereket, dekorációkat és hasonlókat.
Ha ezeken a pontokon végigmész a rendezvényt megelőző pár hétben, akkor biztosan elkerülöd a nagyobb hibákat.
(Természetesen tudjuk, hogy lehetnek váratlan helyzetek, amire képtelenség felkészülni. Ilyenkor jön képbe az emberi tényező! ;))
A TicketNinja-nál már párszor átéltük ezeket a helyzeteket. Éppen ezért jött létre a TicketNinja, amely támogatja és automatizálja a szervezési folyamatok egy részét.
