Ha lenne bármilyen kérdésed, nyugodtan lép velünk kapcsolatba!
Azt az elején szeretnénk leszögezni, hogy jelen pillanatban nincs az az ember, aki meg tudná mondani, hogy mégis milyen korlátozások lesznek (vagy nem?!) fél vagy egy év múlva a rendezvényszektorban. Így nagyon nehéz valid időpontokat meghatározni, hogy mikor mivel foglalkozzunk, mikor minek van itt az ideje a rendezvény szervezésének ütemezésében.
(Írói javaslat: Fogjuk fel ezt a mostani bizonytalan helyzetet pozitívan: rengeteget fejlődhetett a kreativitásunk a járvány alatti folyamatos újratervezésben. :) )
A szervezők számára ez egyértelmű a válasz: az ütemtervek tartják nyomon az eseményt és a tervezési folyamatot.
Ebben a bejegyzésben egy többnapos, fizikai COVID előtti rendezvény szervezését vesszük alapul, amely legalább 800 látogatót vár. Megnézzük mit érdemes tenni 6, 3 és 1 hónappal a rendezvény előtt.
Azonban lehet, hogy még az ütemtervnél is fontosabb...
Örökérvényű igazság: a rendezvényszervezés csapatmunka. Nem, egyedül nem fog menni, ezért fontos hogy megtaláld minden terület felelősét, akik rendelkeznek a megfelelő szakmai tudással és elég elkötelezett a rendezvényed iránt.
Éppen ezért, ahol ennyi ember dolgozik együtt, nagyon fontos egy olyan (mindig frissített) dokumentum, amely mindenki számára egyértelmű, tartalmazza a részletes feladatokat, határidőket és felelősöket. Ennek hiánya sokszor vezet indokolatlanul nagy stresszhez vagy akár a rendezvény sikertelenségéhez is.
Egy jó ütemterv fontossági sorrendet állít fel, pontos, mindig friss és bárki aki belenéz tudja, hogy mi a következő teendő.
Az ütemterv létrehozásának ideje függ attól, hogy milyen rendezvényt szervezel:
* többnapos zenei fesztivál vagy ötletverseny vállalkozó szelleműeknek (apropó tudod, hogy idén is lesz Ideathon?)
*offline vagy online?
Nagy létszámú esemény tervezése akár 1 évet is igénybe vehet.
Azonban nézzük meg mit érdemes csinálni a rendezvényt megelőzően.
Határozd meg a céljaidat:
* hány főre tervezel?
* hogy fog kinézni a rendezvényed?
* fizetős vagy nem fizetős?
* miért szervezed?
* mi lesz a téma?
* kik lesznek a főelőadók?
Majd ezek megválaszolásával jöhet a következő lépés: foglald le a helyszínt és a cateringet, a fő fellépőket/előadókat, technikai alvállalkozó(ka)t, ha szükséges akkor a szállás igényeket is jelezd. Kérd be az árajánlatokat és készítsd el a költségvetést.
Tuti tipp: addig nyújtózkodj, ameddig a takaród ér.
Készítsd el a rendezvény kommunikációs tervét és állj neki a rendezvényed reklámozásának vagy akár a jegyértékesítésnek is. (Ez természetesen attól függ, milyen méretű rendezvényt szervezel.)
Ha szeretnél egy megbízható, egyszerű és komplex platformot használni, amely nem csak jegyeket értékesít, hanem számtalan más hasznos funkcióval is segít, akkor próbáld ki itt a TicketNinja-t!
Hívd fel újból az összes csapattagot/alvállalkozót csekkold le, hogy mindenki beírta-e az eseményt.
Ha eddig még nem szerződtél le a partnerekkel, akkor ezt mindenképpen tedd meg ebben az időszakban.
Gyűjtsd össze az összes eszköz és technikai igényt és szerezd be/ gyártasd le.
Szervezz helyszínbejárást. (Többet is.)
Tuti tipp: helyez nagy hangsúlyt a látványra és dekorációra, keress meg egy direkt erre szakosodott céget.
Készítsd el a vészhelyzeti és válságkommunikációs terveket.
Itt már forrósodik a helyzet, azaz az excel táblák életre kelnek és realizálod magadban: “ezt már tuti nem úszom meg”. :)
Mindenkivel beszélj és pontosítsd le a részleteket. (Igen, mindenkivel és igen beszéljetek még egyszer, hogy tényleg minden kérdés megválaszolásra kerüljön, ne legyen a helyszínen “meglepi”.)
Add le a végső létszámot a cateringgel foglalkozó cégnek (jelezd az ételérzékenységet illetve a vega/vegán menüket is). Amit tudsz próbáld le, teszteld le, hogy működik-e az elképzelés. Ha nem, nem kell izgulni, hiszen van még időd más megoldást keresni a felmerülő problémára.
Tuti tipp: sokan a rendezvényt megelőző pár napban döntik el, hogy részt vesznek-e egy eseményen, így az utolsó napokban kiemelten fontos, hogy a kommunikációd nagyon intenzív legyen.
Továbbá értesítsd ki a résztvevőket az információkról, amit tudniuk kell (szállás, étkezés, érkezés, parkolás, odajutás stb.stb.)
Reméljük sikerült meggyőznünk, hogy az ütemtervnek milyen fontos szerepe van az rendezvényszervezésben.
Természetesen ez egy általános összefoglaló volt, mindenkinek saját magára kell szabni az ütemtervét. Egy biztos: minél több információ szerepel benne, annál jobb.
Próbálj ki és használj digitális platformokat, hogy könnyebb legyen az életed, próbáld ki a TicketNinja-t, amely segít a komplex szervezésben, a regisztrációs folyamatokban, jegyet értékesít és marketing támogatást nyújt.
Érdekel a TicketNinja.
Következő blogbejegyzésünkben maga az esemény ütemtervével foglalkozunk.
