Ha lenne bármilyen kérdésed, nyugodtan lép velünk kapcsolatba!
Kezdjük az alapokkal! Van egy ötleted, tudod milyen rendezvényt akarsz, szuper! Na, de azt is tudod már, hogy hol és mikor legyen megtartva?
A helyszíneket és az időpontokat sokszor evidensnek vesszük, pedig érdemes rajtuk egy kicsit elgondolkodni. Ha nem kifejezetten tematikus vagy időszak/időjáráshoz kötött rendezvényben gondolkodsz, mint pl. Balaton átúszás, szilveszter stb., akkor érdemes eseményedet „szezonon” (szeptembertől június végéig) belül megtartani. Az alap tézisek valahogy így hangoznak: jó időben ki kívánkoznak, rossz időben be, nyáron nyaralnak, évvégen spórolnak, év elején meg még nem dolgoznak az emberek. Ha tényleg nem valami szuper extrát csinálsz, akkor ezt érdemes észben tartani!
A dátumot úgy válaszd ki, hogy térképezd fel milyen konkurens események vannak az idő tájt a közeledben, melyek befolyásolhatják a saját rendezvényed sikerét. Ügyelj arra, hogy elég időt hagyj a szervezésre! Vannak események melyeknek, akár pár nap előkészület is elég, de vannak, amik hónapokat igényelnek.
A helyszín kiválasztásánál vedd figyelembe, hogy maga az intézmény is hozzájárulhat az eseményed sikeréhez. Tudd meg milyen technikai felszereléssel tudják segíteni a munkádat, milyen emberierőforrást tudnak adni, milyen egyéb szolgáltatásokkal tudnak segíteni, mint pl. host/hostess, biztonsági szolgálat, ruhatár, beléptetés, technikusok, büfé és még sorolhatnánk.
Eseményed hangulatához igazítsd a helyszíned méretét. Egy egyszerű példa: tegyük fel, hogy egy kisebb konferenciát szervezel és azt akarod, hogy mind az előadó, mind a vendégeid jól érezzék magukat. Ilyen esetben nem akarsz szellős nézőtért! Válassz kisebb termet, ahol 50 ember is tömegnek tűnhet. Nincs rosszabb, mint egy 500 főre tervezett kongó konferenciaterem. Ez nem csak a költségeiden spórolhat, hanem az eseményed megítélésén is. Természetesen ennek a fordítottja is lehetséges: ha állandóan heringpartit szervezel vagy éppen nincsen elég hely az adott workshop kényelmes megtartására, akkor nem fognak hosszútávon szeretni a résztvevőid.
Eseményedtől függően tervezz több vagy kevesebb teremmel. Van, hogy kellenek a külön légterek a networking, catering és egyéb dolgoknak, de egy backstage-nek minden előadó/fellépő örül!
KIRPÓBÁLOM
Mint az előző pontban is kiderült, nagyon nem mindegy mennyi emberre számítasz az eseményed napján. 500-1000 vagy éppen 5000-6000 fő nem tűnik olyan nagy különbségnek leírva, de egy túlvállalt esemény sok terhet róhat a helyszínre, a szervezőcsapat kapacitására, illetve a biztonság-technikailag is felforgathatja a dolgokat.
Maradj reális, de tervezd meg jól a maximum kapacitásod. Ne feledd, a választott időpont, a helyszín, az időjárás, az árak, a program és a kommunikáció ezt mind-mind tudja befolyásolni.
Tudd, hogy ki a közönséged és mekkora az igény az eseményedre. És ne feledd: a létszám és a bevétel kéz a kézben jár.
Kalkulálj, kalkulálj, kalkulálj!
Mindig a legrosszabb esettel számolj – minden más azon felül ajándék. Tudd meg pontosan mennyi minimum bevételre van szükséged és mennyi támogatásra számíthatsz, hogy legalább rentábilis lehessen a rendezvényed. Jegyárak, tiszteletdíjak, terembérlet, technikai eszközök, csapat, grafika és reklám, marketing, akciók, támogatók, ugye nem kell folytatni?
A legcélravezetőbb talán az, hogy a költségeidet látogatókra osztod le, akkor sokkal jobban átláthatod az eseményed költségvetését.
Gondold végig hol tudsz spórolni! Érdemesebb-e 10-kor kezdeni ingyen kávéval, mint inkább 8-kor egy teljes reggelivel? Vannak önkéntesek? Esetleg kooperálni helyi vendéglátókkal esetleg más szervezőkkel?
Ezek alapján már egy sokkal tisztább képet kapsz arról, hogy mit érdemes jegyárként elkérni, mennyi legyen a kiállítók helypénze és mennyi támogatást kérj szponzorjaidtól. Ne feledd, a bevétel nagyban tükrözi a büdzséd!
Mint tudjuk, marketing nélkül manapság nem sokra megyünk. Akkora a zaj már a rendezvényszervezőiparban, hogy a pusztán szájról-szájra terjedő promóció kevés lett. Természetesen ez a fajta promóció egyáltalán nem alábecslendő, de ki kell egészíteni megfelelő marketing implementációval.
A következő kérdéseket érdemes magadnak feltenni: Van már kész tervem? Tudom már milyen csatornákon keresztül fogom elérni a közönségem? Tudom egyáltalán ki a közönségem és hogyan szólítsam meg őket? Hogyan fognak hallani az eseményemről? Kiállítókat, szponzorokat is meg tudok szólítani? Van kész vizuális anyagom/koncepcióm?
Amennyiben vannak korábbi adataid rendezvényekről, úgy meg tudod könnyíteni a dolgodat a marketing célzások beállításával, illetve akár egyenesen emailben is keresheted korábbi résztvevőidet!
Ne felejtsd el, hogy hiába tökéletes a marketing kampányod, ha nem hagysz neki elég időt arra, hogy beérjen!
KIRPÓBÁLOM
Légy empatikus a látogatóiddal! Eseményed intervallumát úgy add meg, hogy vedd figyelembe látogatóid utaztatását. Ha ismered a célközönséged, akkor nagyjából ki tudod találni, hogy gyalog, tömegközlekedéssel, autóval, családdal, baráttal, kollégával érkeznek-e az eseményedre. Ha az eseményed nehezen megközelíthető vagy parkolásra alkalmatlan, akkor nagy esély van arra, hogy elveszíted a közönséged egy részét.
Adott esetben vedd figyelembe, hogy szállásigények is felmerülhetnek! Itt érdemes akár előre leszerződni szállásadókkal, melyeket kiajánlhatsz látogatóidnak. Ha vannak korábbi rendezvényadataid, akkor azok alapján könnyedén ki tudod találni honnan érkezhetnek eseményedre!
Reméljük tudtunk pár hasznos információval szolgálni számotokra! Az eseményszervezés nem egy olyan szakma, melyet elvben is ellehetne sajátítani. Kell hozzá tapasztalat, agilitás, rugalmasság, de legfőképpen tettkészség! Ha ezek a tulajdonságok megvannak, akkor már csak egy kis tudatosságot kell belevinni!
Természetesen a rendezvény sikere vagy éppen sikertelensége sok tényezőből tevődik össze, melyeket nem mindig tudunk mi magunk szervezők befolyásolni, de mindig törekednünk kell arra, hogy hasznos információkkal és fejlett eszközökkel egyre színvonalasabb eseményeket hozzunk létre. Így nemcsak saját munkánkat tehetjük könnyebbé, de látogatóink számára is egy olyan élményt nyújthatunk, melyet sokáig fognak emlegetni.
Mit szólnál ahhoz, ha megegyeznénk abban, hogy innentől kezdve minden rendezvény, amit szervezel kategóriáján belül az etalon lesz? Tudod, az a piacvezető influencer!
Érdekel, hogyan tudnád leadni a szervezési terhet? Lépj kapcsolatba velünk a hello@ticketninja.io vagy kattints a “kipróbálom” gombra és próbáld ki a TicketNinja sandbox demót!
