Ha lenne bármilyen kérdésed, nyugodtan lép velünk kapcsolatba!
Remek ötlet! Eseményt szervezni mindig nehéz, de hálás feladat.
Szóval tegyük fel, hogy megvan a tematikád, az elképzelésed, arról, hogy milyen eseményt szeretnél létrehozni, és akkor itt érdemes is megállni egy pillanatra és végig gondolni, hogy miért szervezel eseményt?
A profitszerzés a célod? Netán ez lesz az új hobbid? Érdekel egy téma, amit, mások elé is szeretnél tárni? Izgalmas a feladat? Saját branded akarod építeni? Esetleg mindegyik?
Amennyiben tudod a választ, az rengeteget tud segíteni, mert akkor már egy konkrét cél felé tudsz haladni. Tapasztalataink azt mutatják, hogy azok a kezdeményezések lesznek igazán sikeresek, amelyeket szívvel-lélekkel szerveznek, melyeken érezhető a minőség és az autentikusság. Hidd el ezek feltűnnek az embereknek. Általában az ilyen alapokon nyugvó kezdeményezések hozzák a teltházas estéket, a szponzori felajánlásokat és az elégedett látogatókat – persze ez azt is jelenti, hogy rengeteg munkát kell eseményedbe tenned a gyakorlatban is.
Ha megvan egy célod, akkor itt az ideje, hogy kisebb blokkokra bontsd.
Tegyük fel, hogy egy kis előadás/workshop sorozatot szeretnél elindítani alkalmanként pár előadóval, amivel hasznos gondolatokat tudsz átadni látogatóidnak.
Ülj le és gyűjtsd össze azokat a gondolatokat, melyek az eseményed tematikáját jellemzik. Találd ki pontosan, hogy kiknek szól az eseményed és mi az, amit akarsz róla kommunikálni. Ne aggódj, ha nem megy elsőre, adj magadnak pár napot, hogy teljesen kikristályosodjon a fejedben az eseményed körvonala. Próbáld meg pár mondatban összefoglalni, mit szeretnél elérni az eseményeddel, mi a missziód. Egy jó misszióval rendelkező eseményre sokkal könnyebben találsz megfelelő minőségű előadókat és résztvevőket, illetve még abban is segíthet, hogy a költségeidből is faraghass!
Ninja Tips: Legyen missziód! Eseményedhez missziójához segédlet jön hamarosan!
Ha még nincs kész esemény branded, akkor javasoljuk, hogy mihamarabb keress egy jó grafikust és terveztesd meg vele a szükséges grafikákat. Ha erre nincs megfelelő büdzséd, akkor olyan alkalmazásokkal, mint pl. a Canva már el tudsz indulni, sőt akár kifejezetten igényes munkákat is létre tudsz hozni saját kezeddel.
Keresd fel azokat az eseményeket, könyveket, zenekarokat, előadókat stb, melyek a szervezésre inspiráltak. Nézd át jól a vizuális kultúrájukat és írj jegyzeteket arról, hogy mi tetszik és mi nem, mit szeretnél a saját megjelenésedben viszont látni és mit nem. Hozz létre egy inspirációs mappát (lehet akár egy sima file mappa vagy akár egy Pinterest board is) kedvenc képeiddel, melyeknek érzését a saját brandedben is fel szeretnél lelni. Így nemcsak a kreatív szakemberekkel tudsz majd sokkal hatékonyabban együtt dolgozni, de hosszútávon sokkal jobb ki tudod alakítani a koncepciód irányát.
Ninja Tips: Jó grafika a branded alapja, ezzel találkoznak először a jövőbeli látogatóid! Ha nincs pénzed grafikusra, akkor irány Canva!
Ezt a lépést akár az előző elé is teheted, hiszen a határidő a legjobb múzsa, és ha már van dátumod, akkor könnyebb rávenni magadat arra, hogy haladj a munkálatokkal!
Célszerű egy listát írni az általad érdekesnek tartott helyszínekről, majd egyenként felkeresni őket a szabad dátumok és a kondíciók miatt. Érdemes olyan helyszínben gondolkodni, ahol van egy csapat, aki üzemelteti a helyet és van technikai felszerelés, mint pl.: projektor, hangosítás, mikrofon. Ezenfelül jó tudni előre arról is, hogy szükség esetén van-e catering vagy van-e olyan partnercégük, akivel megtudják ezt oldani.
Ha olyan eseményben gondolkodsz, ami szerinted emeli a helyszín imázsát vagy netán még fogyasztó vendégeket is viszel, akkor nyugodtan próbáld meg lealkudni (akár nullára) a bérleti díj árát.
Ninja Tips: Csinálj jó eseményt, hozz sok új látogatót, termelj fogyasztást és kérd ingyen a termet és a technikát!
Először is számold össze hány előadót akarsz meghívni, majd vesd össze az eseményed tervezett időintervallumával. Ne feledd, a kevesebb néha több, szóval ne menjen a mennyiség a minőség rovására. Több 15-20 perces előadás/félórás koncert/órás workshop stb sokszor sokkal többet ad a résztvevőknek, mint egy vontatott és elnyújtott kísérlet arra, hogy az időt kitöltsük. Hosszú eseményeknél (3-4 óra <) érdemes némi szünetet is belekalkulálni, illetve esemény típustól függetlenül a csúszások is jelen lehetnek.
Ügyelj arra, hogy minden előadóval legyen egy egyértelmű írásos megállapodásod! Ha csak 30 nappal az eseményed után tudsz fizetni az nem baj, de már a szerződésben is legyen jól kommunikálva. A kifizetéseket (fellépő tiszteletdíját) pedig kezeld prioritásként. A te hiteledet és az eseményed profizmusát tükrözi az, ha szerződött partnerek időben és megállapodásnak megfelelően vannak kifizetve. A korrekt szervező híre körbe jár az előadói körökben, ami jó ajánlásokhoz és egyre jobb szerződésekhez fog vezetni. Egy megbízhatatlan, rossz szervező híre futótűzként terjed, az ilyen hírnevet pedig nagyon nehéz később tisztára mosni!
Ninja Tips: Fix tiszteletdíj helyett ajánlj százalékot az eladott jegyek árából, így az előadó érdeke is lesz a teltházas esemény és besegít a promócióban, te pedig minimalizálhatod az esetleges veszteségeket.
A rendezvényszervezés egyik sarkalatos pontja a jegyértékesítés és a jegyár problémája.
Amennyiben ingyenes eseményt csinálsz és még csak regisztrációhoz sem kötöd az eseményt, akkor igazán könnyű dolgod van, hiszen nagyon semmit sem kell tenned és már ugorhatsz is a következő pontra!
Ha pedig, fizetéshez vagy regisztrációhoz kötöd az eseményt, akkor se csüggedj, hiszen rengeteg megoldás létezik erre!
Kezdjük a regisztrációkkal!
Miért érdemes regisztrációt kérni az eseményedre, még akkor is, ha ingyenes? Elsősorban azért, mert pontosan tudni fogod hány emberre számíthatsz. Ez főleg akkor fontos, ha limitált a rendezvényedre szóló helyek száma. Továbbá a szimpla Facebook-os „ottleszek/érdeklődőm”-nél sokkal nagyobb elkötelezettséget tudsz elérni a látogatóid részéről az eseményed iránt. A TicketNinja-val szervezett rendezvényekkel az a tapasztalatunk, hogy körülbelül az eseményre regisztrálók 90%-a valóban el is jön a rendezvényre, a maradék 10% egy része pedig jelez az esemény lemondásáról. Ha te is meg szeretnél erről bizonyosodni, akkor próbáld ki a TicketNinja-t és használd hozzá a beléptető appunkat, melyet ingyenesen letölthetsz a Google Play áruházból.
Az előzetes regisztrációnak még olyan további előnyei is vannak, hogy előzetes információkat tudsz bekérni látogatóidtól, mint pl. honnan hallott az eseményről, speciális étrendet igényel stb, illetve a begyűjtött email címekkel a jövőbeli követőbázisodat tudod építeni.
Amennyiben fizetős eseményt csinálsz már bonyolódnak a dolgok. Triviálisnak hangzik, de sokszor elfelejtik a szervezők, hogy számlaképesnek kell lenniük. Amennyiben nem vagy az, akkor a hellyel esetleg az előadóval kell megállapodnod a jegyszedés és jegyértékesítés menetéről.
A jegyár kiszámításához ne felejtsd el összeírni az eseménnyel kapcsolatos minden jelenlegi és jövőbeli költséged, szponzor felajánlásokat, egyéb bevételi forrást és oszd el a várható jegyvásárlók számával. Ezek alapján kalkulálj egy minimum jegyárat, majd ahhoz add hozzá azt az árrést, amit pluszban szeretnél keresni a rendezvényen. Mindenképpen nézd meg a környezetedben lévő hasonló tematikájú eseményeket árát, amely egy megfelelő támpontként szolgálhat a saját árazásodnak. Ne feledd, a túl olcsó vagy túl drága esemény jegyárak negatívan hathatnak az eseményed sikereségére!
Elővétel vagy helyszíni jegyértékesítés? Esetleg egy köztes megoldás? A világszerte eladott rendezvényjegyek értékesítése 80%-a most már online történik. Ezért mi azt javasoljuk, hogy minél inkább próbáld meg az online jegyértékesítést előtérbe helyezni. Így nem csak a helyszíni pénzváltás és pénzkezelés mizériáját kerülöd el, hanem már az esemény előtt egy seregnyi elkötelezett látogatótól származó bevétellel kalkulálhatsz és több ember fog tutira eljönni. Az értékesítést indítsd el pár héttel az esemény előtt, ahol próbálkozhatsz egy limitált szériájú early bird árral, akciós jeggyel, kuponakcióval stb, amit majd a teljes jegyár követ. Ügyelj arra, hogy ne adj el több jegyet, mint amekkora a kapacitása a rendezvényednek és, hogy az akciózást a te rendezvény büdzséd sínyli meg!
Ninja Tips: Eseményeidet, ha teheted kösd minimum regisztrációkhoz, így elkötelezettebb látogatókra tehetsz szert. Minimalizáld a helyszíni jegyvásárlást és, minél előbb térj át az online értékesítésre, így időt és energiát spórolsz magadnak, az eseményed bevétele pedig biztosabb lesz!
Ha megvan az üzeneted, a grafikák, az előadók, a helyszín és a jegyek, akkor itt az ideje, hogy mások is tudjanak róla!
Ahhoz, hogy a promóciód sikeres legyen két dologra kell ügyelned! Az egyik, az eseményed üzenetét és programját megfelelően átadd a célzott közönségnek, a másik pedig a lehető legegyszerűbb módon eljuttasd a közönséged a sikeres jegyvásárlásig. És itt jön képbe az online jelenlét stratégiája!
Amennyiben TicketNinja-t használsz a jegyértékesítéseidre, akkor már meg is van oldva eseményed online jelenlétének egy része, hiszen minden eseményhez automatikusan generálunk Neked egy személyre szabható honlapot. Ha van már saját honlapod, akkor pedig csak simán illeszd be a TicketNinja eseményed egyedi HTML kódját az oldalad forráskódjába, így a saját oldaladon keresztül indulhat a jegyértékesítés.
Esemény oldaladra/honlapodra tekints úgy, mint egy központi elemre. Minden követődet ezekre kell irányítanod, hiszen a Facebook oldaladdal ellentétben ez valóban a sajátod, arról nem is beszélve, hogy itt szerzed a bevételed. Idővel a cél az, hogy ezeket a weboldalakat a szociális médián kívülről érkezve is felkeressék látogatóid.
Viszont! Manapság ezeken a szociális média oldalakon keresztül tudod a legjobban és legpontosabban elérni a célközönséged. Az olyan platformokra, mint a Facebook, Instagram, LinkedIn tekints úgy, mint egy hídra a rendezvényed és a közönséged között. A cél nem az, hogy követőket gyűjts, hanem hogy ezekről az oldalakról csatornázd be a jövőbeli látogatóidat/jegyvásárlóidat a jegyértékesítő oldaladra, ahol meg tudják venni a belépőiket. Hiszen az eseményed sikerességét az eladott jegyek száma és a résztvevők véleménye fogja eldönteni, nem pedig az 1200 „ottleszek” vagy page like.
Egy esemény promóciójának legköltségkímélőbb és leghatásosabb módja a digitális reklám, de amennyiben időd és büdzséd engedni, megerősítésképp érdemes offline formátumokban is gondolkodni. Ilyen lehet a plakátolás, flyerek, szórólapok készítése, matricázás, hirdetőtáblák használata, de ide sorolnám már a tévé és a rádióhirdetést is. Nyomtatott anyagoknál figyelj oda, hogy ne tonna számot rendelj; első körben elég pár száz darab.
A tévé és rádióhirdetések aranyáron mozognak és nem mindig hozzák be az ígért (vagy vélt) számokat. Ha büdzsébarát módon gondolkodsz, akkor érdemes megkeresni a helyi tv-t és rádiót, vázold fel az eseményed nekik (itt ismét nagyon jól fog jönni a misszió) és kérj tőlük interjú lehetőséget. Te releváns, izgalmas és helyi érdekű tartalommal látod el őket, cserébe ők segítenek a promócióban, így egy teljes win/win helyzet alakul ki. Ha elég profi a helyi média, akkor a vágott anyag digitális formátumát is odaadják, így akár már podcastként is tudod a digitális csatornáidon terjeszteni az interjút!
Ninja Tips: Tisztán és érthetően kommunikáld az eseményed és érd el, hogy a lehető leggyorsabban és legkönnyebben tudják látogatóid megvásárolni a rendezvényjegyeidet! Helyi médiával törekedj a win/win együttműködésre!
Reméljük tudtunk pár hasznos információval szolgálni számotokra! Az eseményszervezés nem egy olyan szakma, melyet elvben is ellehetne sajátítani. Kell hozzá tapasztalat, agilitás, rugalmasság, de legfőképpen tettkészség! Ha ezek a tulajdonságok megvannak, akkor már csak egy kis tudatosságot kell belevinni!
Természetesen a rendezvény sikere vagy éppen sikertelensége sok tényezőből tevődik össze, melyeket nem mindig tudunk mi magunk szervezők befolyásolni, de mindig törekednünk kell arra, hogy hasznos információkkal és fejlett eszközökkel egyre színvonalasabb eseményeket hozzunk létre. Így nemcsak saját munkánkat tehetjük könnyebbé, de látogatóink számára is egy olyan élményt nyújthatunk, melyet sokáig fognak emlegetni.
Mit szólnál ahhoz, ha megegyeznénk abban, hogy innentől kezdve minden rendezvény, amit szervezel kategóriáján belül az etalon lesz? Tudod, az a piacvezető influencer!
